Как офису сэкономить на печати документов?

Реальная экономия в офисе и еще и на печати достигается не маленькими махинациями, а правильным системным подходом. При загрузке до 5-7 тыс. страниц в месяц нужно грамотно планировать расходы и выбирать лучшие расходные материалы. Конечно, выгодной экономией станет заправка картриджей в Ирпене, которую проводят наши специалисты с 20-летним стажем. Всего лишь за 350 грн вы сможете получить надежно заправленный расходник, как будто с конвейера завода. Однако в экономию также входит оптимизация печатающего оборудования и внедрение цифровых технологий. А сейчас об этом более подробно.

Настройка оргтехники и соответствующих режимов печати

Планирование является важной частью успешного бизнеса. Поэтому, прежде чем купить оргтехнику, нужно определиться с моделью принтера или МФУ. Для печати больших объемов документов лучше всего подойдут лазерные модели, а для цветных задач — струйные. Многофункциональные устройства с возможностью печатать, сканировать и копировать позволят выполнять больший фронт работ и экономить время сотрудникам. Если вы уже имеете печатающее оборудование, тогда сосредоточьтесь на оптимальных режимах функционирования оргтехники:

1. Экономичный режим. Например, менее важные документы или бумаги можно печатать в черно-белом исполнении. Также многие по умолчанию используют режим черновика, что снижает расход тонера.
2. Шрифты и готовые макеты для печати. Если это возможно, то лучше меньше пользоваться жирным написанием и графическими объектами. Вдобавок нужно всегда выбирать экономичные типы шрифтов. Уместно уменьшать поля на странице, чтобы на одном листе поместилось больше текста, чем запланировано.
3. Функция дуплекс или двусторонняя печать. Благодаря возможности печатать информацию сразу с обеих сторон офисы экономят сотни гривен в неделю на бумаге.
4. Уменьшение плотности нанесения тонер-порошка. Такая настройка позволит снизить расходы на 10-20%, но при этом никак не отразится на читабельности текста.

Производители печатающего оборудования с каждой новой линейкой предлагают оптимальные решения для экономии. Поэтому стоит тщательно исследовать все возможности вашего лазерного принтера или МФУ. Нередко именно внимательное чтение инструкции или мониторинг меню устройства станет хорошим стартом для внедрения в работу вашего офиса реальной экономии. Среди пользователей становится популярной функция ЭКО-режима, специальная кнопка для управления которой находится на панели или в самом драйвере.  

СОВЕТ! Вашего внимания заслуживает лайфхак от ветеранов офисной индустрии. Менее важные материалы можно спокойно печатать на одном листе. Например, специальные функции позволяют на одной распечатке разместить от 2 до 4 страниц. Это можно делать, когда вас просят обработать объемные текстовые файлы или презентации.

Инновационные решения и удачные расходные материалы

Цифровизация настолько быстро входит в повседневную жизнь, что скоро мы забудем о бумажных носителях. Немало крупных компаний успешно заменяют функцию копирования на сканирование. Бизнесмены заметили, что намного быстрее и эффективнее отправить документ партнеру на почту или в мессенджер в формате PDF, чем делать его бумажный дубликат. Однако не все готовы перейти на новые технологии, поэтому выбирают путь экономии на расходных материалах:

1. Покупают альтернативные варианты расходников от сторонних брендов.
2. Заказывают заправку или восстановление тонер-картриджей в Гостомеле.
3. Проводят регулярную профилактику печатающего оборудования.

Последний пункт считается чрезвычайно важным, если вы хотите грамотно пользоваться оргтехникой. Именно своевременная очистка и смазка важных рабочих деталей и узлов станет залогом долгой службы устройства. Ухоженные модули функционируют как швейцарские часы и реже выходят из строя. Стоит отметить, что лучше предотвратить проблему, чем потом ремонтировать принтер за большие деньги.  

СОВЕТ! Ведущие компании активно внедряют систему цифровизации рабочих процессов. Электронный документооборот вместо печатных внутренних документов позволяет в разы уменьшить расходы бюджета на печать. Облачные решения вроде Google Drive, SharePoint и других хранилищ открывают перед коллективом новые горизонты совместной работы без использования бумажных носителей.

В завершение следует упомянуть об использовании качественной офисной бумаги. Именно с дешевых образцов и начинаются все проблемы. Если листы слишком толстые, то это приводит к стиранию деликатных запчастей картриджа и принтера. Носители с большим процентом бумажной пыли и тонкие листы всегда рвутся, а затем загрязняют рабочие узлы. Все это ускоряет поломку дорогого оборудования.

Желаете выбрать качественные расходные материалы? Обратитесь за помощью к нашим высококвалифицированным консультантам.