Як офісу зекономити на друкуванні документів?

Реальна економія в офісі та ще й на друкуванні досягається не маленькими махінаціями, а правильним системним підходом. При завантаженні до 5-7 тис. сторінок в місяць потрібно грамотно планувати витрати та обирати найкращі витратні матеріали. Звісно, вигідним заощадженням стане заправка картриджів в Ірпені, яку проводять наші спеціалісти з 20-річним стажем. Всього лише за 350 грн ви зможете отримати надійно заправлений витратник, як ніби з конвеєра заводу. Однак в економію також входить оптимізація друкувального обладнання та впровадження цифрових технологій. А зараз про це все більш детально.

Налаштування оргтехніки та відповідних режимів друкування

Планування є важливою частиною успішного бізнесу. Тому, перш ніж купити оргтехніку, потрібно визначитися з моделлю принтера чи БФП. Для друкування великих обсягів документів краще за все підійдуть лазерні моделі, а для кольорових задач — струменеві. Багатофункціональні пристрої з можливістю друкувати, сканувати та копіювати дадуть змогу виконувати більший фронт робіт та економити час працівникам. Якщо ви вже маєте друкувальне обладнання, тоді зосередьтеся на оптимальних режимах функціонування оргтехніки:

1. Економічний режим. Наприклад, менш важливі документи чи папери можна друкувати в чорно-білому виконанні. Також багато хто за замовчуванням використовує режим чернетки, що знижує витрати тонера.
2. Шрифти та готові макети для друкування. Якщо це можливо, то краще менше послуговуватися жирним написанням і графічними об’єктами. На додачу потрібно завжди вибирати економні типи шрифтів. Доречно зменшувати поля на сторінці, щоб на одному листку вмістилося більше тексту, ніж заплановано.
3. Функція дуплекс або двосторонній друк. Завдяки можливості друкувати інформацію одразу з обидвох боків офіси заощаджують сотні гривень в тиждень на папері.
4. Зменшення щільності нанесення тонерного порошку. Таке налаштування дозволить знизити витрати на 10-20%, але при цьому ніяк не відобразиться на читабельності тексту.

Виробники друкувального обладнання з кожною новою лінійкою пропонують оптимальні рішення для економії. Тому варто ретельно досліджувати всі можливості вашого лазерного принтера чи БФП. Нерідко саме уважне читання інструкції або моніторинг меню пристрою стане хорошим стартом для впровадження в роботу вашого офісу реальної економії. Серед користувачів стає популярною функція ЕКО-режиму, спеціальна кнопка для управління якою знаходиться на панелі або в самому драйвері.  

ПОРАДА! Вашої уваги заслуговує лайфхак від ветеранів офісної індустрії. Менш важливі матеріали можна спокійно друкувати на одному аркуші. Наприклад, спеціальні функції дозволяють на одній роздруківці розмістити від 2 до 4 сторінок. Це можна робити, коли вас просять обробити об’ємні текстові файли або презентації.

Інноваційні рішення та вдалі витратні матеріали

Цифровізація настільки швидко входить в повсякденне життя, що скоро ми забудемо про паперові носії. Чимало великих компаній успішно замінюють функцію копіювання на сканування. Бізнесмени зауважили, що набагато швидше та ефективніше надіслати документ партнерові на пошту або в месенджер у форматі PDF, ніж робити його паперовий дублікат. Проте не всі готові перейти на нові технології, тому обирають шлях заощадження на витратних матеріалах:

1. Купують альтернативні варіанти витратників від сторонніх брендів.
2. Замовляють заправку або відновлення тонерних картриджів у Гостомелі.
3. Проводять регулярну профілактику друкувального обладнання.

Останній пункт вважається надзвичайно важливим, якщо ви хочете грамотно послуговуватися оргтехнікою. Саме своєчасне очищення та змащування важливих робочих деталей і вузлів стане запорукою довгої служби пристрою. Доглянуті модулі функціонують як швейцарський годинник та рідше виходять з ладу. Варто зазначити, що краще запобігти проблемі, аніж потім ремонтувати принтер за великі гроші.  

ПОРАДА! Провідні компанії активно впроваджують систему цифровізації робочих процесів. Електронний документообіг замість друкованих внутрішніх документів дає змогу в рази зменшити витрати бюджету на друкування. Хмарні рішення на кшталт Google Drive, SharePoint та інших сховищ відкривають перед колективом нові горизонти сумісної роботи без використання паперових носіїв.

На завершення слід згадати про використання якісного офісного паперу. Саме від дешевих зразків і починаються всі проблеми. Якщо аркуші занадто товсті, то це призводить до стирання делікатних запчастин картриджа й принтера. Носії з великим відсотком паперового пилу і тонкі аркуші завжди рвуться, а потім забруднюють робочі вузли. Все це прискорює поломку дорогого обладнання.

Бажаєте обрати якісні витратні матеріали? Зверніться за допомогою до наших висококваліфікованих консультантів.